طرز نوشتن ایمیل: ۱۰ نمونه ایمیل سازمانی برای ارتباط بهتر کسب و کار شما با مشتری

ارتباط صحیح ایمیل برای هر شغلی بسیار مهم است. طرز نوشتن ایمیل سازمانی چیزی است که می تواند یک رابطه قوی بین کسب وکار شما با مشتریانتان ایجاد کنند.

با توجه به این ۱۰ نمونه ایمیل سازمانی می توانید ارتباط خود با مشترکینتان را به بهترین وجه صورت دهید و آن ها را تبدیل به مشتری کنید.

ایمیل حرفه ای به عنوان یک پل نامرئی بین شما و مشتریانتان عمل می کند که منجر به رشد و موفقیت متقابل میشود.

برعکس، یک ایمیل ساده بدون توجه به آداب معاشرت از بسیاری جهات می تواند به کسب و کار شما آسیب بزند. رعایت این نکات هنگام نوشتن ایمیل سازمانی برای جلب اعتماد مشتریان ضروری است.

ایمیل سازمانی یک آدرس ایمیل است که به جای استفاده از ارائه دهندگان خدمات ایمیل مانند جیمیل از یاهو، به طور مستقیم از نام دامنه شرکت شما استفاده می کند. مثلا اگر شما دامنه ای با نام mycompany.com خریداری کرده اید، ایمیل شرکتی شما می تواند به فرمت این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید ساخته شود. استفاده از یک آدرس ایمیل سازمانی با نام برند یا شرکت شما به ایجاد اعتبار، اعتماد و تبلیغ برند شما می کند.

اما بیایید در ابتدا آداب ایمیل و اهمیت آن را درک کنیم.

طرز نوشتن ایمیل در مورد حفظ رفتار مودبانه در هنگام برقراری ارتباط از طریق ایمیل است. برقراری ارتباط شفاف و محترمانه یک آداب استاندارد است که همه باید رعایت کنند.

بنابراین، آداب مجموعه ای از قوانینی است که کسب و کارها در سراسر جهان از پیروی می کنند تا ارتباطات خود را با رفتاری مناسب حفظ نمایند. تمام هدف ما در نوشتن ایمیل سازمانی، انتقال یک پیام به صورت حرفه ای برای دریافت پاسخ دلخواه از طرف گیرنده است.

در ایمیل مارکتینگ استفاده از قوانین نوشتن ایمیل حرفه ای برای ایجاد روابط با مشتریان یا مخاطبان هدف بسیار مهم است. این به شما کمک می کند که از خود یک تصویر حرفه ای ایجاد کنید. با رعایت قواعد طرز نوشتن ایمیل شرکتی، گیرندگان به احتمال زیاد به ایمیل های شما بازخورد مثبتی نشان خواهند داد.

همچنین بخوانید: ایمیل مارکتینگ چیست و چطور باید آن را شروع کنیم؟

آنها نام برند شما را به عنوان یک پلتفرم معتبر برای محصولات و خدماتی که دارید، می شناسند. از سوری دیگر، حرفه ای نبودن ممکن است باعث شود آنها ایمیل های شما را اسپم در نظر بگیرند و شما را مسدود کنند.

ارسال ایمیلی که به گیرندگان دلیل آن ایمیل گفته نمی شود تنها باعث سردرگمی و بی جهتی آنها می شود. حتی فوروارد کردن ایمیل بدون توضیح صحیح به گیرنده، آداب ایمیل مناسبی نیست.

پرسیدن جزئیات شخصی، رفتار بیش از حد خودمانی و استفاده از زبان خیلی معمولی نیز نامناسب تلقی می شود.

در اینجا به برخی از آداب مهم ایمیل حرفه ای اشاره می کنیم که باید هنگام ارسال ایمیل به مشتریان خود رعایت کنید.

اگر یک کسب وکار کوچک دارید و میخواهید یک کمپین بازاریابی ایمیل راه اندازی کنید و روزانه ایمیل های مختلفی برای مشتریان هدف ارسال کنید این آداب را در نظر بگیرید:

معرفی خود در ابتدای ایمیل یکی از مهم ترین اصول طرز نوشتن ایمیل تجاری است. تصور نکنید که گیرنده شما را به خوبی می شناسد. شروع با یک پاراگراف کوتاه درمورد اینکه چه کسی هستید یا نام برند شما چیست، نشان دهنده فروتنی و ارزش های شما به مشترکین است.

اگر گیرندگان شما را می شناسند، بازهم به آنها یاداوری کنید که هر دو یکدیگر را می شناسید. درباره مکالمه تلفنی که داشته اید یا جایی که یکدیگر را ملاقات کرده اید بگویید.

۱۶ نکته برای نوشتن عنوان ایمیل: چطور خط موضوع ایمیل را بنویسیم

برای ایجاد رابطه با مشترکین، احوالپرسی داشته باید. این احوالپرسی می تواند رسمی باشد یا غیر رسمی. شروع ایمیل با یک احوالپرسی معمولی کاملاْ مورد قبول است چرا که به ایمیل شما لحنی دوستانه می دهد.

در اینجا چند نمونه احوالپرسی برای شروع ایمیل آورده شده است که به خواننده حس دوستانه و قابل دسترس بودن شما را می دهد.

• سلام

• درود

• سلام «نام»

• صبح/شب بخیر

• «نام» گرامی

• «نام» عزیز

ایمیل شما باید ساختار خوبی داشته باشد تا به خواننده نشان دهد یک کسب و کار حرفه ای دارید. بنابراین، با پیروی از این قواعد ایمیل، برای ایمیل خود یک عنوان (موضوع)، احوالپرسی رسمی یا غیر رسمی، یک متن اصلی، یک گزینه لغو عضویت، و در پایان امضای شرکت شما را داشته باشد

متن پیام باید شامل پاراگراف های کوتاه و خوانا باشد. متن پیام باید ارتباط یکپارچه ای با موضوع شما داشته باشد. با مرتبط ترین اطلاعات شروع کنید.

اگر محتوای ایمیل شما زیاد است، بهتر است به صورت بولت پوینت و موردی بیان شود.

همچنین نکته دیگر در طرز نوشتن ایمیل حرفه ای استفاده از یک فونت استاندارد است. از یک فونت استاندارد مشکی با اندازه استاندارد استفاده کنید. استفاده بیش از حد از فونت های ایتالیک یا برجسته نیز پیشنهاد نمی شود. از رنگ های جیغ و قالب غیر عادی نیز استفاده نکنید.

ایجاد یک فضا در پایان ایمیل برای امضای برند شما بسیار مهم است. این فضا باید تاثیر اولیه ی خوبی روی گیرندگان بگذارد. یک امضای ایمیل خوب دارای عکس فرستنده ایمیل، عنوان شغلی و جزئیات تماس است که به طور حرفه ای تنظیم شده است.

اطمینان حاصل کنید که امضای ایمیل شما طراحی ساده ای دارد و به خوبی با قوانین برند شما مطابقت دارد. امضای ایمیل را می توانید در ایمیل های فروش، مشارکتی و تقریباْ تمام انواع ایمیل های ارتباطاتی پیدا کنید.

یکی از مهم ترین قوانین طرز نوشتن ایمیل لحن حرفه ای است. برخی از بازاریابان از طعنه استفاده می کنند که شامل لحن های مختلفی است. اما استفاده از چنین لحنی شاید فقط برای مشترکین منتخب شما خوب باشد. بنابراین، حفظ لحن حرفه ای راهی مطمئن تر برای خشنود کردن تمام گیرندگان و مشتریان بالقوه است.

وقتی از لحن رسمی استفاده کنید گیرنده پیام شما را بهتر درک خواهد کرد. بنابراین اگر لحن رسمی با شخصیت برند شما مطابقت دارد، ایمیل را به طور دقیق و رسمی بنویسید. 

بهترین نحوه طراحی ایمیل: ۱۳ نکته برای کمپین های شما در ۱۴۰۳

اشتباهات گرامری و املایی در محتوای متن ایمیل برای تصویر برند شما وحشتناک است. همچنین تصور اشتباهی درمورد نحوه مدیریت روزانه شما ایحاد می کند. پس قبل از فشار دادن دکمه «ارسال کمپین» پیام ایمیل خود را از نظر اشتباهات املایی و جمله بندی نامناسب بررسی کنید.

برخی از اشتباهات رایج عبارتند از غلط املایی، استفاده بیش از حد ازافعال مجهول، علائم نگارشی نامناسب و تکرار بیش از حد کلمات.

اشتباهات گرامری حتما اتفاق می افتد. پس باید همیشه متن را دوباره بررسی کنید تا از هرگونه اشتباه بپرهیزید.

موضوع ایمیل متن کوچکی است که از بیرون ایمیل پیداست و در صندوق ورودی دیده می شود. اهمیت آن به خاطر تاثیر مستقیمش در نرخ باز شدن ایمیل است. موضوع ایمیل اولین چیزی است که گیرنده در صندوق ورودی خود دریافت می کند.

اگر موضوع دقیق و مشخص باشد فرد را وادار می کند که پیام شما را باز کند. بنابراین یک موضوع جذاب بنویسید. همچنین تعداد کاراکترها را ۴۰ تا نگه دارید تا بتوانند به طور کامل آن را ببینند.

توجه داشته باشید که یک موضوع ایمیل خوب، توجه و علاقه گیرندگان را جلب می کند. همچنین آن ها را تشویق می کند که ایمیل را باز کنند.

عنوان ایمیل یادآوری خرید رها را چطور بنویسیم؟

از لحاظ حرفه ای، اتمام ایمیل به اندازه شروع آن مهم است. پس از نوشتن محتوای متن، اطمینان حاصل کنید که یک نتیجه گیری دارید و به گیرنده احترام می گذارید.

در اینجا چند نمونه کلمه محترمانه آورده ایم که به عنوان بخشی از قواعد طرز نوشتن ایمیل، باید در انتهای ایمیل شما بیاید:

• با تشکر

• با احترام

• روز/هفته/ آخر هفته خوبی داشته باشید

• سپاسگذاریم

• بهترین آرزوها

• از همکاری شما متشکریم

یکی دیگر از قواعد طرز نوشتن ایمیل حرفه ای که کسب و کار شما باید رعایت کند این است که تمام فیلدهای ایمیل را دوباره بررسی کنند تا مطمئن شوید همگی به درستی پر شده است.

فیلد "To" باید دارای آدرس ایمیل مناسب گیرنده باشد.

فیلد "Cc" برای هر کسی غیر از گیرنده اصلی است که می خواهید ایمیل را به او ارسال کنید. باید آدرس ایمیل آن شخص را در آنجا اضافه کنید. اما فردی را اضافه کنید که مستقیما به اطلاعات موجود در ایمیل مربوط نیست اما می خواهید پیام را بخواند. همچنین می توانید فردی مرتبط با گیرنده اصلی را دررابطه با محتوا قرار دهید.

کسب و کارها روزانه صدها ایمیل دریافت می کنند و کارکنان اداری تنها می توانند به برخی از آنها به موقع پاسخ دهند. با این حال، برنامه ای برای پاسخ داد به ایمیل ها ایحاد کنید، زیرا رعایت آداب ایمیل برای تصویر برند شما و ایجاد اعتماد ضروری است.

شما مجبور نیستید که سریعاْ پاسخ دهید. معمولاْ شرکت ها باید در عرض ۱۲ ساعت به ایمیل ها پاسخ دهند. اگر پیامی که دریافت کرده اید خیلی فوری نیست پاسخ شما می تواند تا ۲۴ ساعت طول بکشد. اگر دفتر شما بتواند ایمیل های ضروری را مشخص کند تا در ساعات اولیه به آن ها پاسخ دهید، مفیدتر خواهد بود.

بنابراین، کسب و کار شما باید این آداب کلیدی را هنگام راه اندازی یک کمپین بازاریابی ایمیلی در نظر بگیرد. ایمیل های خود را دوباره بررسی کنید و مطمئن شوید که همه چیز از موضوع تا امضا به خوبی نوشته شده است.

هنگام ارسال یک ایمیل رسمی، ساختار و جریان پیام شما اهمیت زیادی دارد. به هر حال، ارتباط از طریق ایمیل کاملاً با رساندن حضوری پیام متفاوت است.

بیایید نگاهی بیندازیم به انواع مهم ایمیل رسمی و چند نمونه ایمیل سازمانی را بررسی کنیم.

شما می توانید با توجه به نوع خدمات و صدای برند خود خلاقانه عمل کرده و لحن خود را تغییر دهید. همچنین انواع نمونه ایمیل ها را امتحان کنید و با انجام تست های A/B ببینید که کدام مدل و لحن ایمیل ارتباط بهتری ما مشتریان شما برقرار می کند.

عنوان ایمیل: سلام [نام گیرنده]! فرصتی برای آشنایی بیشتر

سلام [نام گیرنده] عزیز،

من [نام شما] هستم و اخیراً از طریق [دلیل شما برای پیدا کردن آنها: مثلاً پروفایل لینکدین شما، مقاله اخیرتان یا وبینار الهام‌بخشتان] با شما آشنا شدم.

باید بگویم که [جنبه خاصی از کارشان که تحسین می‌کنید] واقعاً چشمگیر است و الهام‌بخش من برای برقراری این ارتباط شد.

به عنوان [عنوان شغلی شما] در [نام شرکت شما]، ما تخصصمان در کمک به [حل مشکلی که شما حل می‌کنید] است. با توجه به دستاوردها و بینش‌های شما، فکر می‌کنم که همکاری میان ما می‌تواند نتایج ارزشمندی به همراه داشته باشد.

اگر موافق باشید، خوشحال می‌شوم یک تماس کوتاه داشته باشیم تا بیشتر صحبت کنیم و ایده‌هایمان را به اشتراک بگذاریم.

منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
[نام شما]
[عنوان شغلی/نام شرکت]
[شماره تلفن | آدرس ایمیل]

عنوان ایمیل: [نام گیرنده]! بابت حضور در [نام رویداد] متشکرم

[نام گیرنده] عزیز،

از اینکه در [نام رویداد] شرکت کردید و به موفقیت آن کمک کردید، متشکرم. از صحبت با شما درباره [موضوعی که در مورد آن صحبت کردید] لذت بردم و چیزهای زیادی درباره [آنچه از آنها آموختید] یاد گرفتم. دیدگاه شما بسیار ارزشمند بود و دوست دارم گفتگویمان را ادامه دهم.

می خواهم یافته‌هایم را با شما به اشتراک بگذارم و دیدگاه‌های شما را نیز بشنوم. آیا این هفته برای یک تماس کوتاه یا ملاقات در دسترس هستید؟ بهترین زمان‌های من [روزها و بازه‌های زمانی مشخص] است، اما اگر برنامه شما فشرده است، خوشحال می‌شوم با شما هماهنگ کنم.

با تشکر،

[امضای ایمیل: نام/شرکت شما، شماره تلفن، آدرس ایمیل]

عنوان ایمیل: [نام گیرنده]! بابت حضور در [نام رویداد] متشکرم

[نام گیرنده] عزیز،

از اینکه در [نام رویداد] شرکت کردید و به موفقیت آن کمک کردید، متشکرم. از صحبت با شما درباره [موضوعی که در مورد آن صحبت کردید] لذت بردم و چیزهای زیادی درباره [آنچه از آنها آموختید] یاد گرفتم. دیدگاه شما بسیار ارزشمند بود و دوست دارم گفتگویمان را ادامه دهم.

می خواهم یافته‌هایم را با شما به اشتراک بگذارم و دیدگاه‌های شما را نیز بشنوم. آیا این هفته برای یک تماس کوتاه یا ملاقات در دسترس هستید؟ بهترین زمان‌های من [روزها و بازه‌های زمانی مشخص] است، اما اگر برنامه شما فشرده است، خوشحال می‌شوم با شما هماهنگ کنم.

با تشکر،

[امضای ایمیل: نام/شرکت شما، شماره تلفن، آدرس ایمیل]

عنوان ایمیل: نظر شما برای ما بسیار مهم است. دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید تا بهتر شویم!

سلام [نام گیرنده]،

از همکاری شما سپاسگزاریم و بازخورد صادقانه شما در مورد [محصول یا خدمات شما] بسیار ارزشمند است. از آنجا که مدتی از استفاده شما گذشته، خوشحال می‌شویم اگر یک نظرسنجی کوتاه درباره تجربه‌تان پر کنید و به ما بگویید چگونه می‌توانیم [محصول یا خدمات] را در آینده بهتر کنیم.

برای انجام نظرسنجی روی این لینک کلیک کنید: [لینک یا دکمه نظرسنجی]

پاسخ‌های شما محرمانه باقی خواهد ماند و تنها با تیم داخلی ما به اشتراک گذاشته می‌شود. بازخورد شما یکی از عناصر کلیدی برای کمک به ما در بهبود مستمر تجربه شما است.

[امضای ایمیل: نام/شرکت شما، شماره تلفن، آدرس ایمیل]

عنوان ایمیل: بابت کمک شما متشکرم!

سلام [نام گیرنده]،

می‌خواستم دوباره از شما بابت کمک در [پروژه، ابتکار و غیره] تشکر کنم. بینش و حمایت شما در [مدت زمان] گذشته بسیار ارزشمند بود و به ما کمک کرد تا [دستاورد] را به دست آوریم. این یک دستاورد کوچک نیست و بدون شما نمی‌توانستیم این کار را انجام دهیم.

[در صورت لزوم ارسال هدیه، اطلاعاتی در این زمینه وارد کنید] از همکاری شما سپاسگزاریم و منتظر نتایج آن هستیم!

با احترام،
[امضای ایمیل: نام/شرکت شما، شماره تلفن، آدرس ایمیل]

عنوان ایمیل: شما به [نام رویداد شما] دعوت شده‌اید

[نام گیرنده] عزیز،

با خوشحالی شما را به [نام رویداد] که توسط [نام شرکت شما] برگزار می‌شود، دعوت می‌کنیم!

این رویداد [مختصر توضیح درباره رویداد] فرصتی عالی برای ملاقات با [مخاطبان حاضر، اتفاقات مهم، سخنرانان ویژه] خواهد بود و امیدواریم شما نیز به ما بپیوندید.

اگر امکان حضور دارید، لطفاً این رویداد را با دوستان و همکاران خود در [لینکدین یا سایر شبکه‌های اجتماعی] به اشتراک بگذارید تا دیگران هم از حضور شما مطلع شوند.

برای ثبت‌نام کافی است روی لینک زیر کلیک کنید:
[دکمه ثبت‌نام]

منتظر دیدارتان در [نام رویداد] هستیم!

[نام/شرکت شما]
[شماره تلفن، آدرس ایمیل]

عنوان ایمیل: بیایید با هم به کسب‌وکارتون سرعت بدیم!

سلام [نام گیرنده] عزیز،

من [نام شما] از [نام شرکت شما] هستم و واقعاً از کارهای فوق‌العاده‌ای که در [نام شرکت آنها] انجام می‌دهید، لذت می‌برم! [توضیحی کوتاه در مورد اینکه چه چیزی در مورد کارشان برایتان جذاب است].

به نظرم ما می توانیم در برخی موارد به شما کمک کنیم و مشکلی را که شاید با آن مواجه هستید، حل کنیم. [نام شرکت شما] راه‌حلی دارد که می‌تواند به شرکت‌هایی مثل شما کمک کند تا [توضیح مختصر درباره خدمات/محصول و مزایای آن برای شرکت].

اگر دوست دارید نمونه‌ای از کار ما را  ببینید، این چند نمونه رضایت مشتری را ببینید:

[چند بازخورد مثبت یا یک مطالعه موردی کوتاه]

اگه فکر می‌کنید می‌توانیم به شما کمک کنیم، خیلی خوشحال می‌شویم یک وقت برای صحبت کردن بیشتر مشخص کنیم.

[نام شما]
[امضای ایمیل: شماره تماس، ایمیل]

ایده عنوان ایمیل: سلام! هنوز هستی؟ 

سلام [نام گیرنده]،

مدتی هست که ایمیل های ما را باز نکردی و نخوندی! اشکالی نداره همه سرشون شلوغه.

ما تماس گرفتیم چون مشغول حذف مشترکین غیر فعال از لیستمون هستیم. میخواستیم ببینیم که اگر نمیخواهید شما را حذف نکنیم.

اگر هنوز علاقمند هستی روی لینک زیر کلیک کن. اگر پاسخ بدی حتی ممکنه که یک هدیه کوچک برایت داشته باشیم!

به امید اینکه همه چیز خوب باشه،

[امضای ایمیل: نام/شرکت شما، شماره تماس، آدرس ایمیل حرفه‌ای]

عنوان ایمیل: بلاخره رسید! با [نام محصول] آشنا شوید

سلام، ما خوشحالیم اعلام کنیم که [نام محصول] رسما عرضه شده است.

[نام محصول یا ویژگی] طراحی شده تا [توضیحی درباره اینکه چگونه به آنها کمک می‌کند و چرا در حال حاضر مهم است]. برای آشنایی بیشتر، یک پست وبلاگی تهیه کرده‌ایم که تمام جزئیات را توضیح می‌دهد.

ما ماه‌هاست که از تست‌کنندگان بتا استفاده می‌کنیم و این چیزی است که آنها گفته‌اند:
[نمونه‌هایی از نظرات و توصیه‌ها را اینجا وارد کنید]

با نماینده [شرکت شما] تماس بگیرید اگر سوالی دارید. همچنین، ما چت زنده در اینجا داریم [لینک] که می‌تواند به سوالات شما در هر ساعتی از روز پاسخ دهد.

منتظر دیدن شما در استفاده از این محصول هستیم!
[امضای ایمیل: نام/شرکت شما، شماره تلفن، آدرس ایمیل]

عنوان ایمیل: تخفیف ویژه خود را از دست ندهید

سلام [نام گیرنده] عزیز،

از اینکه یکی از مشتریان ارزشمند ما در [نام شرکت] هستید، بسیار سپاسگزاریم. حضور شما به ما انگیزه می‌دهد تا همیشه بهترین خدمات را ارائه دهیم و افتخار می‌کنیم که می‌توانیم همراه شما باشیم. به پاس قدردانی از اعتماد و همراهی شما، یک هدیه ویژه برایتان داریم!

با وارد کردن کد [کد] در مرحله تسویه‌حساب، می‌توانید از [درصد تخفیف] تخفیف برای خرید بعدی خود بهره‌مند شوید. این تخفیف برای تمامی محصولات موجود در سایت معتبر است، پس فرصت را از دست ندهید!

برای شروع خرید و استفاده از این پیشنهاد ویژه، کافی است اینجا کلیک کنید [لینک یا دکمه خرید].

یادتان باشد که این تخفیف فقط تا تاریخ [تاریخ پایان تخفیف] معتبر است، پس همین حالا اقدام کنید و از پیشنهاد ویژه‌تان استفاده کنید!

بار دیگر از اینکه ما را انتخاب کردید، سپاسگزاریم. ما همیشه قدردان حضور شما هستیم.

با احترام، [نام/شرکت شما، شماره تلفن، آدرس ایمیل]