ایمیل سازمانی چیست؟ چطور ایمیل سازمانی بسازیم؟

شاید برای شما هم این سوال پیش آمده که ایمیل سازمانی چیست؟ امروزه ایمیل سازمانی به راه اصلی ارتباط در محل کار تبدیل شده است که نقش بسزایی در ایجاد رابطه میان مدیران ارشد، مشتریان، حامیان مالی، تامین کنندگان و شرکا ایفا می کند.

هنگام راه اندازی یک کمپین ایمیل شما نیاز دارید که جزئیات زیادی را در نظر بگیرید. یکی از مهم ترین آنها اولویت استفاده از ایمیل آدرس سازمانی است.

بیایید ابتداببینیم ایمیل سازمانی چیست و چه مزیتی برای کسب و کار شما دارد.

آنچه در این مطلب می خوانید:

• ایمیل سازمانی چیست؟

• چند مثال از ایمیل سازمانی

• چرا به ایمیل سازمانی نیاز داریم؟

• انواع زیرساخت ایمیل سازمانی

• چطور ایمیل سازمانی رایگان بسازیم؟

• خرید ایمیل سازمانی

• نکاتی برای ساخت ایمیل سازمانی

• نکاتی برای استفاده موثر از ایمیل شرکتی

ایمیل سازمانی به سادگی ایمیلی است که به طور خاص برای سازمان شما استفاده می شود. ایمیل سازمانی معمولاً شامل نام شرکت می شود. به عنوان مثال اگر اسم شرکت شما Kalaf باشد به آدرس این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید ختم می شود. ایمیل آدرس مدیر عامل و افراد تیم آنها نیز معمولاً به همین فرمت درست می شوند [۱].

ایمیل سازمانی که آن را با نام های ایمیل شرکتی و ایمیل اختصاصی هم می شناسیم یک نوع سرویس ایمیل است برای ارتباطات با سازمان ها، ارتباطات بین کارمندان و همچنین مشترکین به صورت رسمی.

اما نمونه های ایمیل سازمانی چیست؟ هنگام انتخاب یک آدرس ایمیل سازمانی حرفه ای، تأکید باید بر نمایش دقیق و مختصر نام شما یا نام شرکت شما باشد. در اینجا نمونه هایی از فرمت های مختلف آورده شده است:

این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید. به عنوان مثال این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید.

این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید. به عنوان مثال، این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید.

این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید. به عنوان مثال، این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید.

لطفا توجه داشته باشید! قبل از ارسال ایمیل های سازمانی، باید یک وب سایت حرفه ای ایجاد کنید، یک دامنه ثبت کنید و آدرس ایمیل خود را به درستی تنظیم کنید.

اکثر مبتدیان از حساب‌های ایمیل رایگان و بدون نام دامنه استفاده می‌کنند که خیلی حرفه‌ای نیست. برای مثال، این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید یا این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید.

از آنجایی که هر کسی می‌تواند برای ساخت این حساب‌های ایمیل شخصی از خدمات ایمیل رایگان استفاده کند، اعتماد مشتریان و سایر مشاغل به این آدرس‌های ایمیل به عنوان حساب‌های ایمیل سازمانی قانونی دشوارتر می‌شود.

۴ علت اصلی نیاز کسب و کار شما به ایمیل سازمانی چیست؟

• آدرس ایمیل سازمانی سفارشی، حرفه ای تر به نظر می رسد.

• همچنین ایمیل سازمانی کوتاه است و به راحتی به ذهن سپرده می شود.

• یک آدرس ایمیل سازمانی حرفه ای به شما کمک می کند تا اعتماد مشتریان را به عنوان یک کسب و کار قانونی جلب کنید.

ارسال ایمیل با نام دامنه خود به شما این امکان را می دهد که با هر ایمیلی که ارسال می کنید، برند خود را تبلیغ کنید.

بهترین بخش ایمیل سازمانی چیست؟ که می توانید آدرس ایمیل تجاری سفارشی خود را به صورت رایگان دریافت کنید، به این معنی که هیچ بهانه ای برای دریافت نکردن آن وجود ندارد.

اگر می خواهید مشتریان و سایر مشاغل شما را جدی بگیرند، باید فوراً از یک آدرس ایمیل تجاری حرفه ای استفاده کنید.

تفاوت ایمیل معمولی با ایمیل سازمانی چیست؟

حتما تابحال از آدرس ایمیل هایی مانند جیمیل و یاهو و اوتلوک استفاده کرده اید. این نوع ایمیل ها از سرویس دهنده های ایمیل رایگان محسوب می شوند که هر کسی می تواند یک یا چندین آدرس ایمیل درست کرده و از آنها استفاده کند. در آدرس ایمیل می توان اسم سرویس دهنده را مشاهده کرد مثلا این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید . این نوع ایمیل ها رسمی نیستند و اگر شما صاحب کسب و کاری هستند هرچند کوچک نیاز به ایمیل سازمانی دارید.

همانطور که در بالا گفتیم ایمیل سازمانی ایمیلی است که فرمت آن شامل یک نام و در ادامه آدرس دامنه ی شما می شود و دیگر نامی از جیمیل یا یاهو و غیره برده نمی شود. این تنها اولین مزیت ایمیل سازمانی است که باعث می شود کسب و کار شما رسمی و معتبر به نظر برسد.

از دیگر تفاوت های ایمیل سازمانی با ایمیل معمولی می توان به امنیت آن اشاره کرد. سرویس های ایمیل ایمیل سازمانی معمولا امکانات امنیتی بیشتری مانند رمزنگاری، تشخیص تعدیدات و فیلترهای ضد اسپم پیشرفته دارند که به حفاظت از اطلاعات شرکت شما کمک می کنند.

پشتیبانی فنی و تخصصی در سرویس های ایمیل سازمانی به صورت ۲۴ ساعته و با تیم های متخصص ارائه می شود . بنابراین در صورت بروز هر گونه مشکلی، پاسخ\ویی و رفع سریع مشکل تضمین شده است.

فضای دخیره سازی بیشتری که ایمیل سازمانی در اختیار شما قرار می دهد یک مزیت دیگر محسوب می شود.

بخوانید: مدیریت ایمیل سازمانی: چطور به ایمیل شرکتی وارد شویم و با آن کار کنیم؟

برای راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی به مجموعه‌ای از زیرساخت‌ها نیاز است که شامل سرورهای متصل به شبکه و نرم‌افزارهای مرتبط برای ارسال و دریافت ایمیل‌ها می‌شود. این زیرساخت‌ها بسته به نیاز و ابعاد سازمان، تعداد کاربران و میزان داده‌های مورد پردازش، به گونه‌ای طراحی و انتخاب می‌شوند که به بهترین شکل ممکن بتوانند نیازها را پوشش دهند. زیرساخت‌های لازم برای ایمیل سازمانی را از دیدگاه مالکیت و کنترل تجهیزات به دو دسته تقسیم می‌کنیم:

برخی از سازمان‌های بزرگ که تجهیزات و منابع کامل برای میزبانی سرویس‌های خود را دارند، ترجیح می‌دهند ایمیل سازمانی خود را در داخل سازمان و بر روی سرورهای داخلی راه‌اندازی کنند. این روش به مدیران امکان کنترل و مدیریت کامل بر داده‌ها و زیرساخت ایمیل را می‌دهد و موجب می‌شود تمامی اطلاعات در داخل سازمان باقی بماند و نیازی به انتقال داده‌ها به خارج از سازمان نباشد. همچنین در این روش، امنیت و پشتیبانی به شکل مستقیم تحت نظارت سازمان انجام می‌شود و برای سازمان‌هایی که امنیت اطلاعات برایشان اولویت بالایی دارد، انتخاب مناسبی است. البته این روش نیازمند سرمایه‌گذاری اولیه در تجهیزات و نیروی متخصص است که ممکن است هزینه‌های راه‌اندازی را افزایش دهد.

روش دیگر، استفاده از بسترهای ابری یا خدمات اشتراکی برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی است. در این حالت، سازمان نیازی به تهیه و مدیریت سخت‌افزار یا نرم‌افزارهای مورد نیاز ندارد و سرویس ایمیل خود را بر بستر ابری از ارائه‌دهندگان این خدمات دریافت می‌کند. این روش به سازمان‌ها امکان می‌دهد با هزینه کمتر و سرعت بیشتر ایمیل سازمانی خود را راه‌اندازی و به‌راحتی مقیاس‌پذیری سرویس را مطابق با نیاز خود تنظیم کنند.

از مزیت‌های سرویس‌های ایمیل ابری می‌توان به کاهش هزینه‌های نگهداری، دسترسی آسان از هر مکان، و به‌روزرسانی‌های خودکار اشاره کرد. این مدل به ویژه برای سازمان‌های کوچک و متوسط که نیروی متخصص و تجهیزات لازم را در اختیار ندارند، انتخاب مناسبی است.

مدیریت و نظارت بر سرویس ایمیل

صرف نظر از اینکه سرویس ایمیل سازمانی بر بستر داخلی یا ابری راه‌اندازی شود، مدیران سازمان همچنان دسترسی کامل به ابزارهای مدیریت و نظارت بر ایمیل را خواهند داشت. این امکان باعث می‌شود تا در هر دو حالت، سازمان بتواند بر امنیت و عملکرد ایمیل‌ها نظارت داشته باشد و تغییرات لازم را متناسب با نیازهای خود اعمال کند.

انتخاب بین زیرساخت‌های داخلی و ابری

در نهایت، انتخاب نوع زیرساخت به نیازها، بودجه، و سطح کنترل مدنظر سازمان بستگی دارد. زیرساخت داخلی برای سازمان‌های بزرگ و حساس به امنیت و کنترل داده‌ها مناسب است، در حالی که زیرساخت ابری می‌تواند به‌صرفه و انعطاف‌پذیر باشد و برای سازمان‌هایی که به سرعت و هزینه کمتر اهمیت می‌دهند، گزینه‌ی ایده‌آلی محسوب می‌شود.

برای ایجاد یک آدرس ایمیل سازمانی رایگان، باید یک نام دامنه و یک وب سایت داشته باشید. پس از آن، برای مدیریت ایمیل های کسب و کار به یک ارائه دهنده خدمات ایمیل نیازخواهید داشت.

چند راه حل مختلف وجود دارد که می توانید برای ایجاد یک آدرس ایمیل سازمانی حرفه ای از آنها استفاده کنید.

ما ۳ روش مختلف را به شما نشان خواهیم داد و شما می توانید بهترین روش را انتخاب کنید که با نیازهای شما مطابقت دارد.

روش اول رایگان است و تنظیم آن نسبتاً آسان است. در مقابل، روش سوم هزینه کمی دارد، اما ویژگی های بسیار بیشتری را ارائه می دهد.

این روش تقریباً برای همه کسانی که وب سایت دارند آسان و در دسترس است که به شما اجازه می دهد ایمیل آدرس سازمانی را به صورت رایگان درست کنید.

وقتی میخواهید یه کسب و کار کوچک راه اندازی نیاز به خرید یک دامنه و هاست دارید.

چیزی که بیشتر مبتدیان نمی دانند این است که بسیاری از شرکت های میزبان وردپرس یک سرویس ایمیل سازمانی رایگان را به عنوان بخشی از بسته ارائه می دهند.

به طور معمول، هزینه دامنه معروف .comدر سال حدود ۵۰۰ تا ۱٫۵۰۰ هزارتومان و میزبانی وب سایت از حدود ۲۵۰ هزار تومان در ماه شروع می شود. البته هزینه دامنه با پسوند .irبسیار ارزان تر خواهد بود. اگر قرار بود از یک سرویس ایمیل پولی استفاده کنید، می توانید 5 دلار دیگر به ازای هر حساب ایمیل اضافه کنید.

برای ایجاد یک ایمیل سازمانی رایگان، چندین گزینه مختلف در دسترس است که به وسیله‌ی هاست‌هایی با کنترل پنل‌های cPanel یا DirectAdmin قابل انجام است. در ابتدا باید هاست و دامنه‌ی مناسب تهیه کنید. پس از آن، می‌توانید وارد کنترل پنل شده و از بخش ایمیل، اکانت‌های جدید ایجاد کنید.

در کنترل پنل cPanel، به بخش "Email Accounts" رفته و روی "Create" کلیک کنید تا ایمیل جدید ایجاد شود. در اینجا نام کاربری، پسورد، و فضای ذخیره‌سازی ایمیل مورد نظر را تنظیم کنید. همچنین، اگر چندین دامنه دارید، می‌توانید دامنه مورد نظرتان را انتخاب کنید. د​یگر از راه‌هایی که می‌توانید بدون هزینه ایمیل سازمانی ایجاد کنید، استفاده از سرویس‌هایی مانند Microsoft 365 با دامنه سفارشی است. البته، برای استفاده از این خدمات باید اشتراک پرمیوم تهیه کنید که معمولاً هزینه‌ی اولیه‌ای دارد.

​این ایمیل‌های سازمانی علاوه بر اینکه به شما کمک می‌کند تا یک پروفایل حرفه‌ای‌تری در ارتباط با مشتریانتان داشته باشید، امنیت بیشتری نیز فراهم می‌آورد و از سردرگمی و پیچیدگی‌های احتمالی جلوگیری می‌کند. روش مناسب برای ساخت ایمیل سازمانی بستگی به نیازهای خاص کسب و کار شما، هزینه‌های مرتبط، و تسلط شما بر فناوری‌های مربوطه دارد.

در این مطلب آموزش ساخت ایمیل سازمانی رایگان را به طور مفصل یاد داده ایم: آموزش ساخت ایمیل شرکتی رایگان چطور در چند مرحله ایمیل شرکتی بسازیم

برای ساخت ایمیل سازمانی با استفاده از ابزارهای متن‌باز، می‌توانید از چندین گزینه پرطرفدار استفاده کنید که عمدتاً شامل تنظیم و پیکربندی یک سرور ایمیل بر روی یک سرور میزبانی شده می‌شود. در اینجا مراحل کلی و ابزارهایی که می‌توانید برای این منظور استفاده کنید آورده شده است:

۱. انتخاب دامنه و هاستینگ: اولین قدم، تهیه دامنه‌ای است که می‌خواهید از آن برای ایمیل‌های سازمانی خود استفاده کنید. همچنین باید یک سرویس هاستینگ تهیه کنید که امکان نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار سرور ایمیل را برای شما فراهم کند.

۲. نصب سرور ایمیل: از نرم‌افزارهای متن‌باز محبوب برای سرورهای ایمیل می‌توان به Postfix, Dovecot (برای مدیریت IMAP/POP3) و Apache James اشاره کرد. این نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهند سرویس‌های ایمیل را روی سرور خود میزبانی کنید.

۳. پیکربندی DNS: برای اینکه ایمیل‌ها به درستی ارسال و دریافت شوند، باید رکوردهای DNS مناسبی برای دامنه خود تنظیم کنید، از جمله MX Records که نشان‌دهنده سرورهای ایمیل برای دامنه شما هستند.

۴. امنیت: اطمینان حاصل کنید که امنیت سرور ایمیل خود را با استفاده از SSL/TLS برای ارتباطات ایمن و تنظیمات SPF, DKIM و DMARC برای بهبود امنیت و کاهش اسپم افزایش دهید.

۵. مدیریت ایمیل‌ها: برای مدیریت راحت‌تر حساب‌های کاربری و ایمیل‌ها، می‌توانید از رابط‌های وب متن‌باز مانند RoundCube یا SquirrelMail استفاده کنید که امکان دسترسی به ایمیل‌ها از طریق مرورگر وب را فراهم می‌کند.

۶. نگهداری و پشتیبانی: حفظ نظارت مداوم بر عملکرد سرور ایمیل و انجام پشتیبان‌گیری‌های منظم برای جلوگیری از از دست دادن داده‌ها ضروری است.

بهترین و امن ترین روش برای ساخت ایمیل سازمانی چیست؟ بله خرید ایمیل سازمانی از سرویس های ارائه دهنده است. امروزه بسیاری از شرکت های داخلی و خارجی هستند که می توانید ایمیل سازمانی را از آنها تهیه نمایید

خرید ایمیل سازمانی نسبت به ساخت یک ایمیل سازمانی رایگان مزایای قابل توجهی دارد که می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا حرفه‌ای‌تر به نظر برسند و از امکانات و امنیت بهتری برخوردار باشند. در اینجا به برخی از این مزایا اشاره می‌کنیم:

۱. پشتیبانی حرفه‌ای: خرید ایمیل سازمانی معمولاً با پشتیبانی مشتریان عالی همراه است. این بدین معناست که در صورت بروز مشکلات فنی یا سوالات، شما به راحتی می‌توانید از کمک تیم پشتیبانی استفاده کنید.

۲. امنیت بالاتر: ارائه‌دهندگان خدمات ایمیل سازمانی خریداری شده معمولاً امنیت بالاتری را نسبت به راه‌حل‌های رایگان ارائه می‌دهند. آن‌ها ممکن است ویژگی‌های امنیتی مانند رمزنگاری اطلاعات، محافظت در برابر بدافزار و فیلترینگ اسپم پیشرفته‌تری داشته باشند.

۳. قابلیت اطمینان بیشتر: سرویس‌های پولی معمولاً با زیرساخت‌های قدرتمندتر و تضمین‌های سرویس (SLA) همراه هستند که اطمینان بیشتری نسبت به دسترس‌پذیری و عملکرد ثابت ایمیل فراهم می‌آورد.

۴.قابلیت‌های ادغام بیشتر: ایمیل‌های سازمانی خریداری شده معمولاً امکان ادغام آسان‌تر با سایر ابزارهای کسب‌وکار مانند تقویم‌ها، برنامه‌های CRM و سایر ابزارهای ارتباطی را فراهم می‌آورند.

۵. اطمینان از پیروی از مقررات: برخی سازمان‌ها به دلیل الزامات قانونی یا صنعتی، نیاز به راه‌حل‌های ایمیل دارند که اطمینان حاصل کنند از مقررات خاصی پیروی می‌کنند. ایمیل‌های سازمانی خریداری شده می‌توانند این تضمین را ارائه دهند.

۶.نداشتن تبلیغات: بسیاری از راه‌حل‌های ایمیل رایگان با نمایش تبلیغات همراه هستند که می‌تواند حواس‌پرتی ایجاد کند و حرفه‌ای به نظر نرسد. ایمیل سازمانی خریداری شده معمولاً فاقد تبلیغات است، که این امر به حفظ تمرکز و حرفه‌ای‌تر به نظر رسیدن ارتباطات کمک می‌کند.

۷. فضای ذخیره‌سازی بیشتر و ویژگی‌های اضافی: ارائه‌دهندگان سرویس‌های پولی اغلب فضای ذخیره‌سازی بیشتری را ارائه می‌دهند، همراه با امکانات اضافی مانند امکانات پیشرفته مدیریت ایمیل، ابزارهای آرشیو و قابلیت‌های جستجوی پیشرفته که ممکن است در نسخه‌های رایگان موجود نباشند.

۸. تصویر برند یکپارچه: با خرید ایمیل سازمانی، شرکت‌ها می‌توانند ایمیل‌هایی با دامنه‌ی شرکت ارسال کنند که به تقویت یکپارچگی و حرفه‌ای بودن تصویر برند کمک می‌کند.

۹. دسترسی به امکانات تجزیه و تحلیل: برخی از سرویس‌های ایمیل سازمانی خریداری شده امکانات تجزیه و تحلیل دقیقی را فراهم می‌کنند که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا الگوهای استفاده از ایمیل، رفتار کاربران و تأثیر کمپین‌های ایمیلی خود را بهتر درک کنند.

خرید ایمیل سازمانی می‌تواند سرمایه‌گذاری مهمی برای هر کسب‌وکار باشد، به خصوص برای آن‌ها که به دنبال ایجاد اعتبار و افزایش ارتباطات حرفه‌ای در فضای آنلاین هستند. این امکانات نه تنها به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی کمک می‌کنند، بلکه به کاهش خطرات امنیتی و افزایش بهره‌وری نیز منجر می‌شوند.

• سبک رسمی. هدف سبک رسمی رسیدن به توافقی است که برای کسب و کار شما ضروری است. مختصر، دقیق و پرهیز از کلیشه ها.

• زبان. ایمیل های سازمانی بین المللی باید به زبان جهانی (انگلیسی) نوشته شوند. اگر ارتباطات تجاری در همان کشور برقرار است، باید از زبان ملی شما استفاده شود.

• عنوان ایمیل. باید به سبکی کوتاه، واضح و دقیق فرموله شود زیرا مردم هر روز ایمیل های زیادی دریافت می کنند و زمان نامحدودی ندارند. جملات مرکب طولانی ننویسید. اطمینان حاصل کنید که عنوان به راحتی قابل درک است، به خصوص در صورتی که زبانی که استفاده می کنید زبان اصلی برای گیرنده نباشد. اگر ایمیل شما حیاتی است، از کلمه فوری یا URGENT در ابتدای عنوان ایمیل استفاده کنید.

با در نظر گرفتن این نکات، با مشترکین خود به درستی ارتباط برقرار خواهید کرد. برای اینکه این کارها را به صورت اتوماتیک انجام دهید، از سرویس های ارائه دهنده خدمات ایمیل استفاده کنید. این پلتفرم ها قالب های از پیش طراحی شده و ابزار شخصی سازی را ارائه می دهند.

برای اینکه از حداکثر ارزش ایمیل شرکتی خود بهره مند شوید، نکات زیر را در نظر بگیرید.

لحن حرفه ای را حفظ کنید. همیشه محترم باشید و از زبان عامیانه یا بیش از حد معمولی بپرهیزید.

از ابزارهای دسته بندی به طور موثر برای حفظ یک صندوق ورودی سازمان یافته استفاده کنید.

اطمینان حاصل کنید که گذرواژه‌ها قوی هستند و مرتباً به‌روزرسانی می‌شوند و احراز هویت دو مرحله‌ای را در صورت امکان فعال کنید.

رمز عبور خود را هر از چند گاهی تغییر دهید

تکنولوژی و ابزارها تکامل می یابند. نرم افزار ایمیل خود را به روز نگه دارید تا از آخرین ویژگی ها و وصله های امنیتی بهره مند شوید.

منابع:

[۱] Gardner, P. C. (1981). "A system for the automated office environment". IBM Systems Journal. 20 (3): 321–345. doi:10.1147/sj.203.0321. ISSN 0018-8670; "IBM100 - The Networked Business Place