CRM چیست؟ نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری و 6 راه تنظیم آن

CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management) سیستمی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند ارتباطات خود را با مشتریان بهبود ببخشند، آن‌ها را مدیریت کنند و در نهایت فروش و رضایت مشتری را افزایش دهند.

مفهوم CRM با مثال:

فرض کنید شما صاحب یک فروشگاه آنلاین هستید. مشتری‌ها از طریق وبسایت شما خرید می‌کنند، سوال می‌پرسند و نظرات خود را ثبت می‌کنند. اگر تعداد مشتریان زیاد شود، مدیریت دستی اطلاعات آن‌ها (مانند شماره تماس، تاریخ خرید، ترجیحات) کار سختی خواهد شد.

CRM کمک می‌کند:  

• اطلاعات مشتریان در یک مکان ذخیره شود (مثل شماره تماس، تاریخچه خرید، و پیام‌ها).

• به شما یادآوری کند که برای پیگیری به مشتری زنگ بزنید.

• ایمیل‌های تبلیغاتی یا تخفیف را هدفمندتر ارسال کنید.

• رفتار خرید مشتری‌ها را تحلیل کنید.

مثال ساده:
اگر علی، یکی از مشتریان شما، همیشه کتاب‌های علمی خریداری می‌کند، CRM به شما پیشنهاد می‌دهد وقتی تخفیف یا محصول جدیدی در این دسته‌بندی دارید، یک ایمیل خاص به علی ارسال کنید.

خیر، اما استفاده از نرم‌افزار کار را بسیار ساده‌تر و مؤثرتر می‌کند. اگر کسب‌وکار کوچکی دارید، می‌توانید از اکسل یا حتی دفتر یادداشت برای مدیریت مشتری‌ها استفاده کنید. ولی وقتی تعداد مشتریان زیاد شود، نرم‌افزارهای CRM به شما در مدیریت بهتر کمک می‌کنند.

• Salesforce: یکی از محبوب‌ترین و قوی‌ترین نرم‌افزارهای CRM که امکانات گسترده‌ای دارد.

• HubSpot CRM: رایگان و برای کسب‌وکارهای کوچک بسیار مناسب.

• Zoho CRM: امکانات متنوع با قیمت مناسب.

• Microsoft Dynamics 365: قدرتمند و یکپارچه با سایر محصولات مایکروسافت.

• Pipedrive: متمرکز بر فروش و مدیریت مشتری‌ها.

• SugarCRM: متن‌باز و انعطاف‌پذیر.

آیا پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و تنظیمات اولیه اون یکی هستن؟

خیر!

پیاده‌سازی CRM مثل ساختن یه خونه است. این مرحله شامل انتخاب، نصب و تنظیم نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری برای نیازهای کسب‌وکار شماست. مثل یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود، تنظیم سطح دسترسی کاربران و انتقال داده‌ها.

اما تنظیمات اولیه CRM مثل چیدن وسایل تو خونه و تبدیلش به جای دنج خودتون می‌مونه. تو این مرحله، داشبوردها رو شخصی‌سازی می‌کنید، جریان کارها رو می‌سازید و قالب‌های ارتباطی خودتون رو تنظیم می‌کنید.

این دو مرحله مکمل همدیگه هستن و شاید تو بعضی جاها با هم هم‌پوشانی داشته باشن، ولی یکی نیستن!

درک نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و استفاده کامل از امکاناتش شاید پیچیده به نظر بیاد، ولی با شناخت تفاوت این مراحل، می‌تونید اون رو دقیقاً مطابق نیازهای کسب‌وکارتون تنظیم کنید و به بهترین شکل بهره‌برداری کنید. 😊

• چه چیزی در تنظیمات نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری دخیل است؟

• بهترین روش‌ها برای استفاده از CRM چیست؟

• آیا چارچوب مشخصی برای پیاده‌سازی وجود دارد؟

این راهنمای نصب CRM شماست! ممکنه عبارت “نصب” شما رو یاد دیسک‌های قدیمی سال 1996 بندازه 😄، اما با گذر از مراحل تنظیم، متوجه می‌شید که نصب و تنظیمات مدرن CRM می‌تونه تأثیر فوق‌العاده‌ای روی افزایش فروش شما داشته باشه.

1️⃣ مسیر سفر مشتری رو مشخص کنید

2️⃣ فرآیندهای کاری و فروش خودتون رو تعریف کنید

3️⃣ فیلدهای سفارشی، مراحل و جریان‌های کاری ایجاد کنید

4️⃣ اطلاعات مشتری رو منتقل کنید

5️⃣ ابزارها رو یکپارچه و فرآیندهای دستی رو خودکار کنید

6️⃣ کاربران رو اضافه کنید و سطح دسترسی‌ها رو مشخص کنید

اینکه چطور استراتژی نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری خودتون رو تنظیم کنید، بستگی به این داره که چه انتظاری از CRM دارید.

انتظار شما از CRM هم به این بستگی داره که کسب‌وکار شما چطور مشتری‌هاش رو جذب می‌کنه.

برای فروش در یک کسب‌وکار کوچک، باید به این ۳ سوال کلیدی جواب بدید:

1️⃣ مردم چطور با شما آشنا می‌شن؟

2️⃣ چطور متوجه می‌شید که آماده خرید هستن؟

3️⃣ چطور معامله رو می‌بندید و محصول/خدمتتون رو می‌فروشید؟

وقتی بفهمید چطور مشتری پیدا می‌کنید و بهشون محصول می‌فروشید، به طور طبیعی متوجه می‌شید که نرم‌افزار CRM چطور می‌تونه به شما کمک کنه.

نتیجه؟ 🛠️ ابزاری که سردرگمی مدیریت مشتری‌ها و پیگیری سرنخ‌ها رو از بین می‌بره و شما رو از دردسر دنبال کردن جزئیات نجات می‌ده! 😊

مشتری‌های شما باید از جایی پیداشون بشه، درسته؟ وقتی بفهمید از کجا میان، راحت‌تر می‌تونید مشتری‌های بیشتری جذب کنید. از خودتون این سوالات رو بپرسید:

1️⃣ مشتری‌های احتمالی چطور با شما آشنا می‌شن؟

2️⃣ چطور متوجه این موضوع می‌شید؟

3️⃣ اولین تماس شما با مشتری جدید چه زمانی اتفاق می‌افته؟

4️⃣ معمولاً چه کارهایی قبل از خرید توسط مشتری انجام می‌شه؟

5️⃣ مشتری قبل از خرید به چه اطلاعاتی نیاز داره؟

برای پاسخ به این سوالات می‌تونید:

• یک نظرسنجی برای مشتری‌های فعلی بفرستید و ازشون بپرسید که چطور با شما آشنا شدن.

• از ابزار Google Analytics برای بررسی ترافیک ارگانیک و پولی وب‌سایت استفاده کنید.

• نتایج کمپین‌های تبلیغاتی فیسبوک خودتون رو بررسی کنید.

• موضوعاتی که در اولین مکالمات فروش بیشتر مطرح می‌شن رو شناسایی کنید.

• موارد مشترک بین مشتری‌های فعلی رو پیدا کنید.

هدف: مشخص کنید مشتری‌های احتمالی شما کجا هستن و فرصت‌هایی ایجاد کنید که کسب‌وکارتون در برابر اون‌ها دیده بشه.

چطور متوجه می‌شید که یک نفر آماده خرید هست؟ چی باعث می‌شه که یک سرنخ از “فقط دارم میبینم” به “شاید بخوام این رو بخرم” برسه؟

به این سوالات جواب بدید:

1️⃣ چه زمانی یک مشتری احتمالی به یک سرنخ تبدیل می‌شه؟

2️⃣ چطور میزان تعامل رو اندازه می‌گیرید؟

3️⃣ کِی بازاریابی منجر به فروش میشه؟

4️⃣ این انتقال چطور مدیریت می‌شه؟

5️⃣ در چه مرحله‌ای تیم فروش با سرنخ تماس می‌ گیره؟

لحظاتی که مشتریان احتمالی شروع به ابراز علاقه به محصول یا خدمات شما می‌کنند رو پیدا کنید. این لحظات می‌تونند شامل موارد زیر باشن:

• دانلود محتوا

• پر کردن یک فرم

• عضویت در لیست ایمیل شما

• ثبت‌نام در یک وبینار

اقدام بعدی:

این فعالیت‌ها رو بر اساس میزان علاقه‌ مندی رتبه‌بندی کنید. وقتی مشخص شد که مشتری احتمالی علاقه‌ مند هست، تیم فروش رو مطلع کنید و مالکیت سرنخ رو به اون‌ها انتقال بدید.

با پاسخ دادن به این سوالات، نقشه راهی خواهید داشت که به شما کمک می‌کنه یک نرم‌ افزار مدیریت ارتباط با مشتری طراحی کنید که با فرآیند فروش شما هماهنگ باشه. و دقیقاً همین چیزی هست که می‌خواهید! 😊

حالا وقت فروشه، وقت نهایی کردن معامله! اگر اینجا اشتباه کنید، همه زحمات قبلی‌تون بی‌نتیجه می‌مونه.

اولین قدم:

وضعیت رو از “سرنخ” به “مشتری” تغییر بدید. از خودتون بپرسید:

1️⃣ چه ویژگی‌ هایی باعث می‌ شه یک مشتری برای کسب‌ و کار شما مناسب باشه؟

2️⃣ چند بار با یک سرنخ تماس می‌گیرید تا فروش انجام بشه؟

3️⃣ چه موانع یا ایراداتی از سمت مشتری‌ ها مطرح می‌ شه که جلوی خرید رو می‌گیره؟

4️⃣ چه عواملی ممکنه معامله رو خراب کنه؟

تحقیق کنید که چه چیزی یک مشتری خوب رو برای کسب‌وکار شما تعریف می‌کنه.

چطور؟

۱. مصاحبه با مشتری‌های فعلی:

• ازشون بپرسید با محصول یا خدمات شما چه مشکلاتی رو حل کردن.

• مشخص کنید چه مزایایی از کسب‌وکارتون دریافت کردن.

• بفهمید قبل از خرید چه تردیدها یا مخالفت‌هایی داشتن.

• بررسی کنید که آیا به رقبا یا گزینه‌های جایگزین نگاه کردن یا نه.

۲. نظرسنجی از مخاطبان هدف:

• یک نظرسنجی به لیست ایمیل‌تون ارسال کنید.

• نظرسنجی رو در شبکه‌های اجتماعی یا انجمن‌هایی که مشتری‌هاتون حضور دارن، منتشر کنید.

• یک فرم پاپ‌آپ به وب‌سایتتون اضافه کنید.

۳. تحلیل نظرات مشابه روی آمازون یا پلتفرم‌های مشابه:

• به زبانی که در نظرات مثبت استفاده شده دقت کنید.

• مشکلات رایج محصولات مشابه رو بررسی کنید.

• مزایای محصولات مشابه رو مشخص کنید.

تحقیق دقیق روی مشتری‌ها به شما کمک می‌کنه روی نکات کلیدی تمرکز کنید که تعیین می‌ کنن کسب‌ و کارتون موفق می‌شه یا نه.

این مراحل از سفر مشتری به فرآیندهای عملیاتی برای جذب و مدیریت مشتری‌ها تبدیل می‌شن.

اما این فرآیندها دقیقاً چی هستن؟

این موضوع قدم بعدی شماست!

وقتی به سوالات کلیدی کسب‌ وکار و بازاریابی‌تون پاسخ دادید، فقط کافیه اون‌ها رو مرحله به مرحله بررسی کنید.

این مراحل همون فرآیندهای کسب و کار شما هستن. این ها همون چیزایی هستن که از نرم افزار CRM برای مدیریتشون استفاده می کنید.

۱. مشتری های احتمالی چطور با شما آشنا میشن؟

مثال: بیشتر از طریق فیسبوک. ما چند تبلیغ جذب سرنخ (Lead Ads) اجرا کردیم که موفقیت متوسطی داشت، و رشد ارگانیک صفحه کسب‌ و کارمون هم خیلی خوب بوده.

تحلیل: فیسبوک بزرگ‌ ترین منبع جذب سرنخ شماست. عالیه! در نرم‌افزار CRM، می‌تونید مشخص کنید کدوم سرنخ‌ها از فیسبوک اومدن، از چه طریقی وارد سیستم شدن (تبلیغ یا بازدید عادی از شبکه اجتماعی)، و چه زمانی ثبت‌ نام کردن.

۲. مشتری‌ها قبل از رفتن به مرحله بعدی چه کارهایی انجام می‌دن؟

مثال: معمولاً یک وایت‌پیپر یا ایبوک دانلود می‌کنن یا از طریق فرم تماس سوالی می‌پرسن.

اقدام: اطلاعات تماس اون‌ها رو جمع کنید و فرآیندی برای جذب مشتری‌های علاقه‌مند از فیسبوک طراحی کنید.

• عملکرد تبلیغات فیسبوک خودتون رو بررسی کنید و ببینید چقدر طول می‌کشه تا لیستی از سرنخ‌های علاقه‌مند ایجاد بشه.

  • تبلیغات رو برای کمپین‌های تکرارشونده تنظیم کنید تا همیشه جریان سرنخ داشته باشید.

  • تبلیغات فیسبوک خودتون رو به ActiveCampaign لینک بدید یا کاربران رو به وب‌سایت‌تون هدایت کنید تا در لیست شما ثبت‌نام کنن.

  • یک فرم در وب‌سایت‌تون تعبیه کنید تا اطلاعات تماس مشتریان رو جمع‌آوری کنید و از طریق اتوماسیون وارد جریان‌های CRM بشید.

  • تبلیغات، وب‌سایت یا فرم‌هاتون رو بهینه کنید و روش‌های جدید و بهتری برای دریافت اطلاعات تماس مثل ایمیل یا شماره تلفن پیدا کنید.

۳. چه زمانی یک مشتری احتمالی به سرنخ تبدیل می‌شه؟

مثال: معمولاً وقتی با ما تماس می‌گیرن و سوالی درباره محصول یا خدماتمون می‌پرسن.

اقدام: تفاوت بین این دو رو شفاف کنید. اگر این تفاوت رو دنبال کنید، به اشتباه با کسی که فقط کمی علاقه‌مند هست تماس نمی‌گیرید و باعث نمی‌شید از خرید منصرف بشه.

۴. چطور تعامل رو اندازه‌گیری می‌کنید؟

مثال: ما راهی برای این کار نداریم. اصلاً می‌شه این کار رو انجام داد؟

جواب: حتماً! با استفاده از امتیازدهی سرنخ‌ها (Lead Scoring) می‌تونید تعامل رو ردیابی کنید و عدد دقیقی برای میزان علاقه‌مندی هر سرنخ داشته باشید.

۵. انتقال بین بازاریابی و فروش چطور انجام می‌شه؟

مثال: بستگی داره. گاهی اصلاً انتقالی وجود نداره. گاهی هم وقتی مشتری اطلاعات بیشتری می‌خواد یا ما خیلی مشتاقیم باهاش صحبت کنیم.

تحلیل: انتقال از بازاریابی به فروش یک لحظه پرریسکه. اگر قوانین شفافی برای تعیین “مالکیت” هر سرنخ نداشته باشید، ممکنه فروش رو از دست بدید.

راه‌حل:

• تیم بازاریابی شما هدف مشخصی داره: انتقال مشتری احتمالی به نقطه تحویل به فروش.

• تیم فروش هم انتظارات واضحی داره: هر سرنخی که از بازاریابی دریافت می‌کنن، معیارهای لازم رو داره.

با تعریف درست این انتقال، CRM شما می‌تونه این فرآیند رو تسهیل کنه. با استفاده از امتیازدهی سرنخ‌ها، ردیابی سایت و داده‌های بازاریابی می‌تونید این انتقال رو مدیریت کنید.

تعریف فرآیند فروش شما در حال شکل‌گیریه:

چه چیزی باعث می‌شه یک مشتری مناسب باشه؟

مثال: باید در صنعت ما باشن، نیازی داشته باشن که ما بتونیم برطرف کنیم، بودجه‌ای حداقل ۱۰۰۰ دلار داشته باشن و آماده باشن که در ۲ ماه آینده شروع کنن.

فرآیند ارزیابی سرنخ؟ ✓

چند بار با یک سرنخ تماس می‌گیرید؟

مثال: گاهی ۶-۷ بار، گاهی فقط یک‌بار.

الگوی تماس با سرنخ‌ها؟ ✓

مشتری‌ها قبل از خرید چه مراحلی رو طی می‌کنن؟

مثال: یک تماس تلفنی اولیه برای بررسی تناسب نیاز مشتری، یک دموی محصول یا ارائه، یک پیشنهاد معامله و معمولاً بررسی نهایی. بعد از تأیید پیشنهاد، قرارداد ارسال می‌شه.

مراحل قیف فروش؟ ✓

بزرگ‌ترین موانع برای تبدیل چیه؟

مثال:

• گم کردن مرحله‌ای که توش قرار داریم.

• از دست دادن سرنخ بعد از اولین مکالمه.

• سختی در گرفتن تأییدیه پیشنهاد بدون رفت‌و‌برگشت‌های متعدد.

نیاز به بهبود فرآیند؟ ✓

پاسخ به این سوالات به شما چارچوبی برای تعریف فرآیندهای کاری و فروش می‌ده. در هر مرحله، اطلاعات موردنیاز رو جمع‌آوری کنید تا فرآیند روان و مؤثری برای تبدیل سرنخ به مشتری داشته باشید. 🚀

اون نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری جدید و درخشان رو از جعبه دربیارید و آماده باشید که اون رو شخصی سازی کنید.

فیلدهای سفارشی، جریان‌های کاری (Pipelines) و مراحل (Stages) چی هستن؟

• فیلدهای سفارشی (Custom Fields): راهی برای ذخیره و نمایش داده‌هایی که برای هر مخاطب منحصربه‌ فرده.

• مراحل (Stages): مراحل فرآیند فروش شما.

• جریان‌های کاری (Pipelines): گروه‌هایی از مراحل که برای یک فرآیند فروش طراحی شده‌اند.

فیلدهای سفارشی راهی هستن برای اینکه اطلاعات تماس‌هاتون رو به شکلی منظم نگه دارید.

فیلدهای سفارشی شامل موارد زیر می‌شن:

• نام

• آدرس ایمیل

• شماره تلفن

• رنگ موردعلاقه

• تعداد خواهر و برادر

• عنوان شغلی

• تاریخ شروع عضویت

• تاریخ تولد

هر جزئیاتی که درباره یک سرنخ جمع‌آوری می‌کنید، می‌تونه در یک فیلد سفارشی ذخیره بشه. به اطلاعاتی که برای بستن یک معامله نیاز دارید فکر کنید. این‌ها همون فیلدهای سفارشی تماس شما خواهند بود.

از این اطلاعات زمانی استفاده می‌کنید که سرنخ‌ ها در مراحل فروش شما پیش می‌رن. به لحظات کلیدی چرخه فروش‌ تون فکر کنید – کارهایی که یک سرنخ انجام می‌ده تا به مشتری تبدیل بشه. هر کدوم از این لحظات می‌تونن یک مرحله در CRM شما باشن.

مراحل شما ممکنه شامل این موارد باشه:

• ارتباط اولیه

• مکالمه برای ارزیابی صلاحیت

• دموی محصول/ارائه

• پیشنهاد قرارداد

• بررسی قرارداد

• اعتبارسنجی معامله

وقتی هدف هر مرحله تکمیل بشه، سرنخ می‌تونه به مرحله بعدی در جریان کاری شما منتقل بشه.

جریان کاری (Pipeline) مجموعه‌ای از مراحل هست که فرآیند فروش شما رو تشکیل می‌ده. گروه مراحلی که در بالا ذکر شد، یک جریان کاری برای یک فرآیند فروش رو تشکیل می‌ده.

فرآیندهای فروش که شامل چندین مرحله هستن می‌تونن در قالب یک جریان کاری سازماندهی بشن. از جریان‌های کاری برای سازماندهی فرآیندهایی مثل موارد زیر استفاده کنید:

• از سرنخ اولیه تا ارزیابی صلاحیت سرنخ (Prospect → Lead Qualification)

• آموزش و ورود کارکنان جدید (Employee Onboarding)

• برنامه همکاری (Partnership Program)

• پیشرفت در دوره‌های آنلاین (Online Course Progression)

فرآیندهای خودتون رو تا حد ممکن ساده نگه دارید. وسوسه اضافه کردن جزئیات بیشتر از حد لازم می‌تونه به پیچیدگی، سردرگمی یا حتی استفاده نکردن از سیستم منجر بشه.

وقتی فرآیندهای شما در CRM بازتاب پیدا کردن، وقتشه که اطلاعات مشتری رو وارد سیستم کنید.

مهمه که قبل از قرار دادن اطلاعاتتان در یک CRM، فیلدهای سفارشی خود را ترسیم کنید. همچنین جریان کاری که سرنخ ها و مشتریان بالقوه شما وارد آن می شن را نیز ترسیم کنید.

بسته به این که از چه نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ای استفاده می کنید، می توانید انتقال اطلاعات مشتریان را در عرض چند روز انجام دهید.

معمولا می شود با آپلود فایل ‌csv مخاطبین همزمان گروه های مختلف مخاطبین خود را وارد نرم افزار کرد.

اتوماسیون هایی مانند این فرآیند تولید سرنخ شما را به اقدامات CRM تبدیل می کند.

برای نحوه نام گذاری و داده هایی که قرار می دهید راهنما بگذارید:

• افزودن یادداشت‌های مرتبط با فرصت فروش

• ردیابی تماس‌ های تلفنی

• تنظیم قرار ملاقات‌ ها

• انجام دموی محصول

• آماده کردن پیشنهادات قیمت

• سفارش‌های در انتظار تأیید

• اعتبارسنجی فرصت فروش

هر فعالیتی که به ردیابی فرصت‌های فروش مربوط می‌شود را ثبت کنید. کدی برای اضافه کردن این اطلاعات ایجاد کنید تا گزارش‌گیری ساده‌ تر شود. این کار نتایج شما را شفاف می‌کند و باعث می‌شود CRM برای شما کار کند، نه برعکس.

بعد از انتقال اطلاعات مشتری، می‌توانید ابزارها و اتوماسیون‌های دیگر خود را تنظیم کنید.

چه اطلاعاتی از منابع خارجی جمع‌آوری می‌کنید؟

• تعاملات در شبکه‌های اجتماعی

• حضور در وبینار

• خریدهای آنلاین

• ثبت‌نام‌های عضویت

• ردیابی وب‌سایت

• قرار ملاقات‌های تقویمی

چطور این اطلاعات رو وارد CRM می‌کنید؟

از طریق ادغام‌ها (Integrations)!

سه روش اصلی برای ادغام ابزارها با CRM وجود داره:

1. ادغام‌های داخلی (Native Integrations): توسط سازنده CRM یا ابزار دیگر ایجاد شدن و مستقیماً از پلتفرم قابل استفاده هستن.

2. ادغام‌های واسطه‌ای (Third-Party Integrations): با استفاده از ابزارهایی مثل Zapier که نقش پل ارتباطی بین دو ابزار رو دارن.

3. ادغام با API: نیاز به کدنویسی داره و سفارشی‌ترین نوع ادغام هست، اما نیازمند دانش فنی تخصصیه.

• به جای ورود دستی اطلاعات، داده‌ها به صورت خودکار به CRM منتقل می‌شن.

• این کار 23٪ از زمان روزانه شما رو آزاد می‌کنه.

• ورود دستی اطلاعات کمتر = زمان بیشتر برای فروش.

چه مراحلی رو می‌تونید خودکار کنید؟

• ایجاد و ثبت اطلاعات تماس

• اتوماسیون بازاریابی و ایمیل

• ردیابی تعاملات

• امتیازدهی به سرنخ‌ها

• مرتب‌سازی و پاکسازی لیست‌ها

• تغییر وضعیت‌ها

• مسیریابی سرنخ‌ها

• ایجاد معاملات و وظایف

• گزارش‌گیری

همچنین می‌تونید اعلان‌های داخلی تنظیم کنید که مثلاً در زمان تغییر وضعیت سرنخ یا لغو اشتراک یک مخاطب تیم شما رو مطلع کنه.

وقتی ادغام‌ها و اتوماسیون‌ها به درستی پیکربندی شدن، مطمئن بشید که سیستم پایدار باقی می‌مونه، مخصوصاً وقتی اعضای جدید به تیم اضافه می‌شن.

سیستم CRM خود را برای تیم باز کنید. کاربران را از طریق آدرس ایمیل اضافه کنید تا به سیستم دسترسی پیدا کنند و تماس‌ها و ایمیل‌های آن‌ها به صورت خودکار ثبت شود.

سطح دسترسی کاربران را تنظیم کنید تا در برخی قسمت‌ها اجازه دسترسی داشته باشند و در برخی دیگر محدود شوند. نقش هر کاربر و نیازهای او را در نظر بگیرید:

• بازاریابی: باید به اتوماسیون‌های ایمیل و فرم‌های اشتراک دسترسی داشته باشد، اما احتمالاً نیازی به دسترسی به جریان‌های کاری فروش ندارد.

• فروش: به جریان‌های کاری فروش خود دسترسی خواهد داشت، اما نباید به اتوماسیون‌های بازاریابی که سرنخ‌ها را پرورش می‌دهند دست بزند.

• پشتیبانی: نیاز دارد اطلاعات تماس را مشاهده کند تا بتواند مشکلات را حل کند، اما دسترسی به ادغام‌های سیستم برای او فایده‌ای ندارد.

دادن دسترسی بیش از حد به افراد مختلف می‌تواند منجر به داده‌های نادرست و سردرگمی شود. دستورالعمل‌های واضحی برای اینکه چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشد تعیین کنید.

نتیجه‌گیری: چطور CRM را تنظیم کنیم؟

تنظیم CRM ممکن است سخت به نظر برسد، اما اگر به درستی انجام شود، نتیجه یک ابزار قدرتمند خواهد بود که برای کسب‌وکار شما سفارشی‌سازی شده و به نفع شما کار می‌کند.

دیگر لازم نیست این سوالات را از خودتان بپرسید:

• “این سرنخ از کجا آمده؟”

• “به چه چیزی علاقه دارند؟ اصلاً علاقه دارند؟”

• “آیا پیگیری کرده‌ام؟”

• “آیا مناسب ما هستند؟”

• “آیا باید با آن‌ها تماس بگیرم؟ شماره‌شان را داریم؟”

زمان کمتری را صرف جستجو می‌کنید و زمان بیشتری را برای فروش می‌گذارید. دیگر به خودتان نمی‌گویید که باید چه کنید، بلکه آنچه لازم است را انجام می‌دهید.

و CRM شما در هر مرحله از سفر مشتری همراه شما خواهد بود. 😊